STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI  PUBLIK

DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN PROVINSI JAWA TIMUR

 

BAB 1

PENDAHULUAN

 

1.1.   Latar  Belakang

Saat ini informasi telah menjadi kebutuhan pokok masyarakat, baik secara perorangan maupun berkelompok, untuk membangun dan mengembangkan kualitas hidup di bidang ekonomi, sosial, budaya, dan lain-lain. Pemberlakuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) memberikan landasan hukum dan pengaturan hak setiap orang atau kelompok untuk memperoleh informasi publik. Undang-Undang tersebut juga mewajibkan Badan Publik untuk menyediakan dan melayani permohonan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan dan cara sederhana.

Dalam rangka membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur, perlu dibuat Standar Prosedur Operasional (SPO) Layanan Informasi Publik sebagaimana diamanatkan oleh Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik pasal 4 huruf c yang menyatakan bahwa badan publik wajib menetapkan peraturan mengenai standar prosedur operasional layanan informasi publik. SPO Layanan Informasi Publik tersebut berupa Standar Pelayanan (SP) yang merupakan tolok ukur penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan beserta kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau dan terukur bertujuan memberikan petunjuk pelaksanaan secara administratif bagi pelayanan informasi publik di lingkungan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur dalam melaksanakan amanat Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik.

 

1.2.   Maksud

Standar Prosedur Operasional (SPO) ini merupakan acuan yang digunakan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur dalam mengelola dokumentasi dan informasi serta memberikan pelayanan informasi publik.

 

 

1.3.   Tujuan

Tujuan SPO ini adalah mewujudkan pelayanan informasi publik yang cepat, tepat, berkualitas, dan dapat dipertanggungjawabkan.

 

1.4.   Dasar Hukum

SPO ini disusun berdasarkan:

a.  Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

b.  Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik;

c.   Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 55 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur;

d.  Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 65 Tahun 2011 tentang Perubahan Atas Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 55 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur;

e.  Peraturan perundang-undangan lain yang terkait dengan informasi publik dan pelayanan informasi publik.

 

1.5.   Pengertian Umum

Dalam SPO ini yang dimaksud dengan:

a.  Dokumen adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh Dinas Provinsi Jawa Timur dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lainnya maupun terekam dalam bentuk apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.

b.  Dokumentasi adalah kegiatan penyimpanan data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur.

c.   Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik.

d.  Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu Badan Publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan Badan Publik lainnya yang sesuai dengan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

e.  Pengelolaan Dokumen adalah proses penerimaan, penyusunan, penyimpanan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyajian dokumen secara sistematis.

f.   Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri.

g.  Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang selanjutnya disingkat dengan PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di Badan Publik dan bertanggungjawab langsung kepada atasan PPID.

h.  Atasan PPID adalah pejabat yang merupakan atasan langsung pejabat yang bersangkutan dan/atau atasan dari atasan langsung pejabat yang bersangkutan.

i.    Pelayanan Informasi adalah jasa yang diberikan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur kepada masyarakat.

j.   Meja Informasi adalah tempat pelayanan informasi publik serta berbagai sarana atau fasilitas penyelenggaraan pelayanan informasi lainnya yang bertujuan memudahkan perolehan informasi publik.

k.  Daftar Informasi Publik adalah catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh Informasi Publik yang berada di bawah penguasaan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur tidak termasuk informasi yang dikecualikan.

l.    Pemohon Informasi Publik adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permohonan Informasi Publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

m. Orang adalah orang perseorangan, kelompok orang, badan hukum, atau badan publik sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

 

BAB 2

ORGANISASI PELAKSANA

 

 

Pengelolaan dokumentasi dan informasi serta pelayanan informasi publik menjadi tugas dan tanggung jawab Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu yang dibentuk dan ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur.

 

 

2.1.   Tugas PPID Pembantu

PPID Pembantu bertugas mengelola dan memberikan pelayanan informasi publik serta dokumentasi di lingkungan kerja Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa timur.

 

2.2.   Fungsi PPID Pembantu

Fungsi PPID Pembantu adalah di bidang:

a.    Pengidentifikasian dan pengumpulan data dan informasi publik di lingkungan kerja Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur;

b.    Pengolahan, penataan, dan penyimpanan data dan/atau informasi publik yang diperoleh di lingkungan kerja Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur;

c.    Seleksi dan pengujian data dan informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang dibuka untuk publik yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang;

d.    Pengujian aksesibilitas atas suatu informasi publik;

e.    Penyelesaian sengketa pelayanan informasi;

f.     Koordinasi dengan PPID Provinsi Jawa Timur dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik serta dokumentasi.

 

2.3.   Wewenang PPID Pembantu

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, PPID pembantu berwenang:

a.    Meminta data dan informasi dari sekretariat, bidang, UPT, dan unit kerja lain di lingkungan kerja Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur dalam rangka pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi publik;

b.    Memutuskan suatu Informasi Publik dapat diakses publik atau tidak berdasarkan pengujian tentang konsekuensi.

 

2.4.   Susunan Organisasi PPID Pembantu

PPID Pembantu terdiri:

a.   Atasan PPID Pembantu

Atasan PPID Pembantu dijabat oleh Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur. Atasan PPID Pembantu bertugas:

1.    Memberikan arahan pelaksanaan pelayanan informasi publik;

2.    Membentuk dan menetapkan PPID Pembantu;

3.    Menetapkan Standar Prosedur Operasional Layanan Informasi Publik;

4.    Menjawab keberatan pemohon informasi terhadap informasi publik yang diberikan oleh PPID Pembantu.

 

b.   Ketua PPID Pembantu

Ketua PPID Pembantu dijabat oleh Sekretaris Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur selaku Atasan PPID Pembantu. Ketua PPID Pembantu bertugas:

1.    Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dokumentasi dan pelayanan informasi publik, baik dalam lingkup PPID Pembantu maupun lingkup Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur;

2.    Menetapkan Daftar Informasi Publik;

3.    Membangun koordinasi dan kerjasama dengan semua pemangku kepentingan informasi publik di Provinsi Jawa Timur.

 

c.    Sekretaris PPID Pembantu

Sekretaris PPID Pembantu dijabat oleh Kepala Subbagian Tata Usaha, Sekretariat Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur dan bertanggung jawab kepada Ketua PPID Pembantu. Sekretaris PPID Pembantu bertugas:

1.    Membantu Ketua PPID Pembantu dalam mengatur tata laksana pelayanan informasi publik;

2.    Melaksanakan koordinasi dan konsolidasi dalam rangka pengumpulan informasi dan dokumentasi.

 

d.   Bidang Layanan Dokumentasi dan Informasi

Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi bertugas di bidang:

1.    Perencanaan program di bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi;

2.    Pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi;

3.    Pengelolaan dan pengembangan di bidang informasi dan dokumentasi publik;

4.    Pengelolaan sistem informasi dan dokumentasi;

5.    Penyediaan informasi dan dokumentasi dalam rangka pelayanan informasi publik;

6.    Penyimpanan serta pemeliharaan dokumentasi dan informasi publik

 

e.   Bidang Pengolah Data dan Klasifikasi Informasi

Bidang Pengolah Data dan Klasifikasi Informasi bertugas di bidang:

1.    Perencanaan program di Bidang Pengolah Data dan Klasifikasi Informasi;

2.    Konsultasi klasifikasi informasi publik;

3.    Pengklasifikasian informasi dan dokumentasi;

4.    Perumusan informasi yang dikecualikan;

5.    Perumusan informasi yang dikecualikan yang telah habis jangka waktu pengecualiannya;

6.    Penyusunan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan dalam rangka memenuhi permohonan informasi.

 

f.     Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi

Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi di bidang:

1.    Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penanganan penyelesaian sengketa informasi;

2.    Verifikasi, pelaporan, dan pemberian rekomendasi atas pengaduan atau sengketa informasi;

3.    Advokasi penyelesaian sengketa informasi

 

 

g.   Anggota

Untuk membantu pelaksanaan tugas PPID Pembantu, pada sekretaris dan masing-masing bidang dapat ditunjuk satu orang atau lebih anggota PPID Pembantu.

 

 

2.5.   Bagan Organisasi PPID Pembantu





BAB 3

ATURAN DAN MEKANISME PELAYANAN

 

1.1.   Aturan Pelayanan

1.1.1. Pemohon

a.    Pemohon adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia;

b.    Pemohon perorangan wajib memiliki Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang masih berlaku;

c.    Apabila diperlukan, petugas layanan informasi publik dapat meminta pemohon menunjukkan KTP asli yang masih berlaku dan menyalin KTP tersebut;

d.    Pemohon yang berbentuk badan hukum wajib memiliki akta badan hukum sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;

e.    Dalam mengajukan permohonan informasi, badan hukum diwakili oleh orang yang menurut Akta/Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga badan hukum tersebut dapat menjadi wakil;

f.     Apabila diperlukan, petugas layanan informasi publik dapat meminta pemohon menunjukkan akta asli dan menyalin akta tersebut.

 

1.1.2. Media Penyampaian Permohonan

a.    Pemohon dapat menyampaikan permohonan informasi melalui surat, surat elektronik, telepon, atau secara langsung mendatangi meja pelayanan informasi publik;

b.    Mekanisme pelayanan informasi untuk masing-masing media penyampaian permohonan diatur pada bagian lain SPO ini.

 

1.1.3. Waktu Pelayanan Informasi

a.    Layanan informasi publik pada PPID Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur dilaksanakan pada hari kerja yang ditetapkan oleh pemerintah, dengan rincian:

Senin s/d Kamis    : 09.00 – 12.00 dan 13.00 – 15.00 WIB

                             (istirahat 12.00 – 13.00 WIB)

Jumat                  : 09.00 – 11.00 dan 13.00 – 15.00 WIB

                             (istirahat 11.00 – 13.00 WIB)

 

b.    Permohonan informasi publik melalui telepon atau datang langsung ke meja pelayanan informasi publik dilayani pada hari dan jam kerja sebagaimana tersebut pada poin 3.1.3 huruf a di atas;

c.    Permohonan informasi publik melalui surat atau surat elektronik yang diterima setelah pukul 15.00 WIB diperlakukan sebagai permohonan informasi yang diterima pada 1 (satu) hari kerja berikutnya;

d.    Permohonan informasi publik melalui surat atau surat elektronik yang diterima di luar hari kerja diperlakukan sebagai permohonan informasi yang diterima pada hari kerja setelah tanggal penerimaan surat atau surat elektronik tersebut;

e.    Penyampaian keberatan kepada Atasan PPID juga diatur sesuai dengan pengaturan waktu pelayanan informasi ini.

 

1.1.4. Biaya/Tarif

Pemohon yang permohonannya dikabulkan berhak mendapatkan informasi publik secara cuma-cuma atau tanpa dipungut biaya. Untuk penggandaan atau perekaman, pemohon informasi dapat melakukan penggandaan atau perekaman sendiri di sekitar lokasi atas ijin PPID untuk membawa dokumen informasi atau pemohon dapat menyediakan CD atau flash disk untuk perekaman data atau informasi.

 

1.2.   Mekanisme Pelayanan

1.2.1. Alur Pelayanan

Pelayanan informasi publik di lingkungan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur dilaksanakan menurut alur sebagai berikut:

1.     Pemohon mengajukan permohonan layanan informasi kepada PPID Pembantu/SKPD.

2.     Petugas di meja informasi publik menerima permohonan, kemudian mencatat data pemohon dan data tentang informasi yang diminta.

3.     Petugas di meja informasi publik memberikan tanda bukti mengajukan permohonan kepada pemohon. Untuk permohonan informasi melalui telepon/surat elektronik, apabila diperlukan PPID dapat:

a.    meminta keterangan lebih lanjut dari pemohon untuk memperjelas identitas.

b.    meminta pemohon untuk membuat surat permohonan resmi.

c.    meminta pemohon mendatangi meja informasi publik.

4.     Berdasarkan data informasi yang diminta, Bidang Pengolah Data dan Klasifikasi Informasi melakukan pengecekan apakah informasi yang diminta oleh pemohon termasuk dalam kategori dikecualikan. Apabila termasuk data yang dikecualikan, maka Bidang Pengolah Data dan Klasifikasi Informasi mengembalikan ke sekretaris untuk disampaikan kembali kepada pemohon. Sedangkan apabila informasi tidak termasuk yang dikecualikan, maka permohonan diteruskan ke Bidang Layanan Dokumentasi Informasi.

5.     Bidang Layanan Dokumentasi Informasi menyiapkan materi jawaban.

6.     Berdasarkan bahan/data dari Bidang Layanan Dokumentasi Informasi, Sekretaris menyusun jawaban atas permohonan yang diterima.

7.     Sekretaris/petugas di meja informasi publik menyampaikan informasi kepada pemohon.

8.     Apabila pemohon menganggap informasi yang diperoleh tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka pemohon dapat mengajukan keberatan kepada Atasan PPID sehingga terjadi sengketa informasi. Dalam hal terjadi sengketa, Bidang Penyelesaian Sengketa melakukan upaya untuk menyelesaikan sengketa.

9.     Dalam hal informasi yang disampaikan sudah sesuai dengan harapan pemohon atau hasil dari penyelesaian sengketa cukup memuaskan pemohon, maka pelayanan informasi selesai.

10.  Apabila hasil penyelesaian sengketa yang dilakukan oleh Bidang Penyelesaian Sengketa dianggap oleh pemohon tidak memuaskan, maka dimintakan mediasi ke Komisi Informasi Provinsi.

              11. Guna memperoleh bahan pertimbangan dalam melaksanakan tugas pelayanan informasi publik, PPID Pembantu/SKPD dapat melakukan konsultasi dengan PPID Provinsi.



1.1.1. Jangka Waktu Penyelesaian

a.  Proses penyelesaian untuk memenuhi permohonan informasi publik dilakukan setelah pemohon memenuhi persyaratan yang ditentukan.

b.  Penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterima oleh PPID dan pemohon telah memenuhi persyaratan yang ditentukan. PPID wajib menanggapi permohonan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan ini meliputi keterangan bahwa permohonan informasi diterima, permohonan informasi ditolak, permohonan informasi diterima sebagian, atau dibutuhkan perpanjangan waktu untuk memberikan tanggapan dengan disertai alasan-alasannya.

c.   perpanjangan waktu untuk pemberitahuan permohonan informasi diterima, ditolak, atau diterima sebagian adalah 7 (tujuh) hari kerja sejak pemberitahuan pertama.

d.  jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, dan cara penyampaian informasi. Bila permohonan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan sesuai dengan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik.

e.  Setelah penyerahan materi informasi yang dimohon, PPID membuat Berita Acara Penyampaian Informasi yang ditandatangani oleh pemohon. Berita Acara ini dapat digantikan dengan bukti pengiriman materi informasi.

f.   PPID harus mengusahakan pemenuhan permohonan informasi dalam waktu secepat mungkin. Informasi tertentu dapat langsung diberikan seketika permohonan disampaikan.   

 

 

 

 

 

BAB 4

PENUTUP

 

Standar Prosedur Operasional Layanan Informasi Publik Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur ini disusun sebagai landasan bagi pelayanan informasi publik di lingkungan  Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur.

Hal-hal yang belum diatur dalam Petunjuk Pelaksanaan ini akan dijabarkan lebih lanjut dalam petunjuk-petunjuk teknis lainnya.

 

 

 

KEPALA DINAS

PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN

PROVINSI JAWA TIMUR

 

 

 

Dr. Ir. BUDI SETIAWAN, M.M.T.

Pembina Utama Muda

NIP. 19580720 198903 1 005