SOP

PELAYANAN INFORMASI

 

1.1.   Aturan Pelayanan

1.1.1. Pemohon

a.    Pemohon adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia;

b.    Pemohon perorangan wajib memiliki Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang masih berlaku;

c.    Apabila diperlukan, petugas layanan informasi publik dapat meminta pemohon menunjukkan KTP asli yang masih berlaku dan menyalin KTP tersebut;

d.    Pemohon yang berbentuk badan hukum wajib memiliki akta badan hukum sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku;

e.    Dalam mengajukan permohonan informasi, badan hukum diwakili oleh orang yang menurut Akta/Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga badan hukum tersebut dapat menjadi wakil;

f.     Apabila diperlukan, petugas layanan informasi publik dapat meminta pemohon menunjukkan akta asli dan menyalin akta tersebut.

 

1.1.2. Media Penyampaian Permohonan

a.    Pemohon dapat menyampaikan permohonan informasi melalui surat, surat elektronik, telepon, atau secara langsungmendatangi meja pelayanan informasi publik;

b.    Mekanisme pelayanan informasi untuk masing-masing media penyampaian permohonan diatur pada bagian lain SPO ini.

 

1.1.3. Waktu Pelayanan Informasi

a.    Layanan informasi publik pada PPID Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur dilaksanakan pada hari kerja yang ditetapkan oleh pemerintah, dengan rincian:

Senin s/d Kamis    : 09.00 - 12.00 dan 13.00 - 15.00 WIB

                             (istirahat 12.00 - 13.00 WIB)

Jumat                  : 09.00 - 11.00 dan 13.00 - 15.00 WIB

                             (istirahat 11.00 - 13.00 WIB)

 

b.    Permohonan informasi publik melalui telepon atau datang langsung ke meja pelayanan informasi publik dilayani pada hari dan jam kerja sebagaimana tersebut pada poin 3.1.3 huruf a di atas;

c.    Permohonan informasi publik melalui surat atau surat elektronik yang diterima setelah pukul 15.00 WIB diperlakukan sebagai permohonan informasi yang diterima pada 1 (satu) hari kerja berikutnya;

d.    Permohonan informasi publik melalui surat atau surat elektronik yang diterima di luar hari kerja diperlakukan sebagai permohonan informasi yang diterima pada hari kerja setelah tanggal penerimaan surat atau surat elektronik tersebut;

e.    Penyampaian keberatan kepada Atasan PPID juga diatur sesuaidengan pengaturan waktu pelayanan informasi ini.

 

1.1.4. Biaya/Tarif

Pemohon yang permohonannya dikabulkan berhak mendapatkan informasi publik secara cuma-cuma atau tanpa dipungut biaya. Untuk penggandaan atau perekaman, pemohon informasi dapat melakukan penggandaan atau perekaman sendiri disekitar lokasi atas ijin PPID untuk membawa dokumen informasi atau pemohon dapat menyediakan CD atau flash disk untuk perekaman data atau informasi.

 

1.2.   Mekanisme Pelayanan

1.2.1. Alur Pelayanan

Pelayanan informasi publik di lingkungan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Timur dilaksanakan menurut alur sebagai berikut:

1.     Pemohon mengajukan permohonan layanan informasi kepada PPID Pembantu/SKPD.

2.     Petugas di meja informasi publik menerima permohonan, kemudian mencatat data pemohon dan data tentang informasi yang diminta.

3.     Petugas di meja informasi publik memberikan tanda bukti mengajukan permohonan kepada pemohon. Untuk permohonan informasi melalui telepon/surat elektronik, apabila diperlukan PPID dapat:

a.    meminta keterangan lebih lanjut dari pemohon untuk memperjelas identitas.

b.    meminta pemohon untuk membuat surat permohonan resmi.

c.    meminta pemohon mendatangi meja informasi publik.

4.     Berdasarkan data informasi yang diminta, Bidang Pengolah Data dan Klasifikasi Informasi melakukan pengecekan apakah informasi yang diminta oleh pemohon termasuk dalam kategori dikecualikan. Apabila termasuk data yang dikecualikan, maka Bidang Pengolah Data dan Klasifikasi Informasi mengembalikan ke sekretaris untuk disampaikan kembali kepada pemohon. Sedangkan apabila informasi tidak termasuk yang dikecualikan, maka permohonan diteruskan ke Bidang Layanan Dokumentasi Informasi.

5.     Bidang Layanan Dokumentasi Informasi menyiapkan materi jawaban.

6.     Berdasarkan bahan/data dari Bidang Layanan Dokumentasi Informasi, Sekretaris menyusun jawaban atas permohonan yang diterima.

7.     Sekretaris/petugas di meja informasi publik menyampaikan informasi kepada pemohon.

8.     Apabila pemohon menganggap informasi yang diperoleh tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka pemohon dapat mengajukan keberatan kepada Atasan PPID sehingga terjadi sengketa informasi. Dalam hal terjadi sengketa, Bidang Penyelesaian Sengketa melakukan upaya untuk menyelesaikan sengketa.

9.     Dalam hal informasi yang disampaikan sudah sesuai dengan harapan pemohon atau hasil dari penyelesaian sengketa cukup memuaskan pemohon, maka pelayanan informasi selesai.

10.  Apabila hasil penyelesaian sengketa yang dilakukan oleh Bidang Penyelesaian Sengketa dianggap oleh pemohon tidak memuaskan, maka dimintakan mediasi ke Komisi Informasi Provinsi.

11.  Guna memperoleh bahan pertimbangan dalam melaksanakan tugas pelayanan informasi publik, PPID Pembantu/SKPD dapat melakukan konsultasi dengan PPID Provinsi.

 

Alur pelayanan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

 



1.2.2. Jangka Waktu Penyelesaian

a.  Proses penyelesaian untuk memenuhi permohonan informasi publik dilakukan setelah pemohon memenuhi persyaratan yang ditentukan.

b.  Penyelesaiandilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterima oleh PPID dan pemohon telah memenuhi persyaratan yang ditentukan. PPID wajib menanggapi permohonan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan ini meliputi keterangan bahwa permohonan informasi diterima, permohonan informasi ditolak, permohonan informasi diterima sebagian, atau dibutuhkan perpanjangan waktu untuk memberikan tanggapan dengan disertai alasan-alasannya.

c.   perpanjangan waktu untuk pemberitahuan permohonan informasi diterima, ditolak, atau diterima sebagian adalah 7 (tujuh) hari kerja sejak pemberitahuan pertama.

d.  jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, dan cara penyampaian informasi. Bila permohonan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan sesuai dengan Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik.

e.  Setelah penyerahan materi informasi yang dimohon, PPID membuat Berita Acara Penyampaian Informasi yang ditandatangani oleh pemohon. Berita Acara ini dapat digantikan dengan bukti pengiriman materi informasi.

f.   PPID harus mengusahakan pemenuhan permohonan informasi dalam waktu secepat mungkin. Informasi tertentu dapat langsung diberikan seketika permohonan disampaikan.